I Defina o objetivo/meta
1) Entenda ou explique por que você precisa de um planejamento estratégico.
a) Com uma estratégia você garante que as decisões do dia-a-dia se adaptem aos seus interesses de longo prazo. Se você quer atingir o máximo de aperfeiçoamento profissional possível, e escolheu fazer uma pós-graduação na França, em sua área específica, e somente possui tempo disponível para fazer um curso de línguas, não vai trocá-lo por outro de orçamento.
b) Sem uma estratégia, as decisões de hoje podem prejudicar resultados futuros. Se você está economizando para viajar, por que vai fazer uma viagem turística?
c) A estratégia também estimula o trabalho conjunto para alcançar objetivos comuns. Se eu e minha esposa sabemos o que queremos para o futuro, individualmente tomaremos decisões comprometidas com esse objetivo.
2) Faça a análise da situação
a) Durante a fase de análise, deve-se reunir a maior quantidade possível de informação (publicações, internet, conversas com outras pessoas, contatos) acerca do tema para ajudar na tomada de decisão. O objetivo é gerar um relatório claro dos pontos fortes e fracos de sua posição atual, assim como uma lista de oportunidades (indicações dadas pelas circunstâncias de qual caminho deve ser trilhado) para o futuro.
3) O administrador define a missão e/ou o objetivo geral. No caso dos objetivos mais específicos, a definição deve ser resultado de discussão com superiores (adjuntos e coordenadores), especialistas e apoio. A lista de objetivos deve ser curta, prática, fácil de entender e voltada para a ação.
II Determine os pontos fortes e fracos
III Estabeleça os recursos humanos
1) Envolva todos quanto forem necessários para o sucesso do plano no planejamento, para que se sintam parte do processo.
2) Chame, para as reuniões, pessoas que têm interesse ou influência sobre a nova estratégia: superior (assegura que o novo plano tem consistência em relação à meta; o especialista (fornece conhecimentos especializados sobre pontos e oportunidades que afetam o plano); apoio (presta ajuda ao plano estratégico fornecendo recursos ou orçamento); cliente (oferece informações preciosas quanto a futuras exigências ou novas oportunidades).
3) Não forme equipes grandes demais.
4) Como obter empenho:
a) Fazer com que todos concordem que é necessário uma nova estratégia.
b) Fazer com que todos se sintam confiantes com o novo plano.
c) Fazer com que todos se envolvam com o novo plano.
d) Informar que dificuldades operacionais não serão desculpas quanto ao descumprimento do cronograma.
e) Enfatizar a necessidade de trabalhar com dados corretos.
f) Instituir incentivos
g) Reconhecer o trabalho de cada equipe
h) Elogiar na presença de superiores
i) Destacar publicamente o servidor
5) Estabelecer limites a ação de cada membro da equipe, para evitar a dispersão de forças: um fornecedor de alimentos não pode preocupar-se com assalto a alvos.
6) Comunique-se claramente com cada integrante do processo. Se as pessoas não sabem o que queremos, não podem nos ajudar. A elas deve ser entregue: relatório detalhado (Constituição, Bíblia); relatório resumido; uma apresentação através de data-show; informativos acerca do progresso ou atraso do plano; correspondência e e-mails.
IV Defina prioridades
1) É preciso definir o foco: aquela ação que merece tempo e recursos. Mudando o contexto, muda-se o foco. Dirá o foco o ambiente interno (a equipe) e o externo (o público alvo envolvido).
2) O foco diz o programa, se permanente, ou projeto, se transitório
V Faça um orçamento
VI Estabeleça um sistema de acompanhamento do plano
1) Veja se todos conhecem o plano estratégico.
2) Faça um cronograma/organograma/
3) Atribua a alguém o papel de analista de performances ou auditor.
4) Altere o rumo quando e onde seja necessário, a partir da avaliação periódica mensal da equipe. O ponto de partida é sempre o mais urgente.
Ver o Estadão de 12 de fevereiro de 2007 e matéria acerca do método de gestão pública utilizado por Vicente Falconi, do INDG – Instituto de Desenvolvimento Gerencial.
Trata-se do PFCA: Planejar, Fazer, Checar, Agir. Eu agrego, no P, de Planejar: O Que, Por Que, Como e Quando.
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